Raamatupidamise seadus ütleb, et raamatupidamise algdokumente peab raamatupidamiskohustuslane säilitama seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati.
Raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, peab raamatupidamiskohustuslane säilitama seitse aastat, alates vastava majandusaasta lõpust. Ka raamatupidamise sise-eeskirja tuleb säilitada seitse aastat pärast selle muutmist või asendamist.
Vastavalt töölepingu seadusele peab tööandja säilitama töölepingu kirjaliku dokumendi ja tervisekontrolli andmeid nii töölepingu kehtivuse ajal kui ka kümme aastat töölepingu lõppemisest arvates, välja arvatud lepingud mis on lõppenud enne 07.01.2001. Kümneaastane algdokumentide säilitamise tähtaeg kehtib ka kustutatud või likvideeritud raamatupidamiskohustuslastele tavapärase seitsme aasta asemel, kui ettevõte on tegutsev.
Tööandja käes olev tööraamat tuleb alates 2009. aasta juulist töölepingu seaduse § 133 järgi anda töötajale töölepingu lõppemisel või esitada tööraamatu andmete registreerimiseks asu- või elukohajärgsesse sotsiaalkindlustusameti osakonda, kui töötaja pole ühe aasta möödumisel töösuhte lõppemisest seda välja võtnud (TLS § 134). Uusi tööraamatuid enam ei väljastata.
Rohkem säilitamistähtaegu töölepingu seadus ei sätesta, kuid tuleb tähele panna, et enne 01.07.2009 sõlmitud töölepinguid peab varem kehtinud töölepingu seaduse alusel säilitama 50 aastat töölepingu lõppemisest (TLS § 131 lg 2 lause 1). See on seotud vajadusel pensioniõigusliku staaži tõendamiseks vaja mineva dokumendi tagamisega.
Kuidas dokumendid säilitada?
Paberil
Levinud praktika on selline, et lühemaajalised dokumendid võib hoida kiirköitjas ning paar aastat hiljem koguda need pappkarpi ja kirjutada peale kuupäev, milleni säilitada on vaja. Pikaajalise säilitustähtajaga paberdokumentide säilitamisel peaksid kindlasti kasutusel olema kvaliteetsemad arhiivitarvikud. Tšekkide puhul on soovitus teha eraldi koopiad kuna tšeki enda trükk on väga kehva säilivusega.
Elektroonselt
Samuti võib dokumendid ka sisse skännida ja säilitada elektroonselt, muidugi ka elektroonselt loodud dokumente mitte välja trükkida (a la digiallkirjaga leping või meiliga laekunud pdf-arve). Elektroonilisel kujul säilitatavaid algdokumente peab olema võimalik kirjalikult taasesitada. Samuti tuleb arvestada, et dokumendid oleksid vajadusel leitavad – peavad olema arusaadavalt ja süstemaatiliselt aastate kaupa kataloogidesse paigutatud. Mõistlik oleks teha andmetest varukoopia nt välisele kõvakettale.
Raamatupidamise algdokumendid on sinu ettevõtte rahaliste liikumiste tõestamiseks. Jälgi hoolikalt, mis moodi neid koostad ning hoiad!
Kuidas dokumendid tähtaja möödudes hävitada?
Enne kui dokumente hävitama hakkad, koosta hävitamisakt. Hävitamisaktis peaksid sisalduma:
- Hävitatavate dokumentide/toimikute hulk,
- Viide õigusaktile (näiteks raamatupidamisseadus),
- Dokumentide säilitustähtaeg.
Digitaaldokumendid on soovitatav hävitamisakti kirja panna failide või dokumentide hulgana, märkides ka nende maha kilo- või megabaitides.
Kui dokumentide säilitustähtaeg on möödas, tuleb need hävitada sedasi, et dokumentides sisalduvat teavet ei saaks pärast hävitamist enam taasesitada.
Paberdokumendid üldiselt purustatakse. Selleks saab kasutada vastava teenuse pakkujaid, kellel on olemas tööstuslikud purustid, välistades täielikult andmekandjatel oleva informatsiooni taastamise.
Kui paberkandjal dokument on määratud hävitamiseks tuleks hea tava kohaselt kustutada ka antud failid digitaalsest dokumendihaldussüsteemist. Digitaaldokumentide hävitamisel tuleb meeles pidada, et pärast juurdepääsu kustutamist tuleb kustutada ka fail ise – veel parem on kasutada failide ülekirjutusprogramme. Kui kasutada digitaalset arhiveerimisteenust, siis saab teenuseosutaja aidata dokumentide korrektse hoiustamise ning hävitamisega.
Raamatupidamisdokumentide säilitamine on oluline osa ettevõtte käekäigust. Kui tunned, et tahaksid sel teemal konsulteerida, võta OÜ RVR finance raamatupidajaga ühendust.